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/ Gold Medal Software 3 / Gold Medal Software - Volume 3 (Gold Medal) (1994).iso / accounts / invjr.arj / INVJR.DOC < prev    next >
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Text File  |  1993-08-01  |  22.4 KB  |  702 lines
  1.               THE INVOICE STORE JR 
  2.               ====================
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8. I. INTRODUCTION
  9.  
  10. Welcome to The Invoice Store Jr.  The Invoice Store Jr is an easy invoicing
  11. system that is very simple to learn and use.  
  12.  
  13. The Invoice Store Jr is a low cost alternative to The Invoice Store commercial
  14. product.  See appendix for details.
  15.  
  16. This document is just a summary document for the features found in
  17. The Invoice Store Jr product.  The registered version includes a 
  18. printed manual.  This printed manual covers every feature in detail.   
  19.  
  20. Registered users receive unlimited telephone, BBS, and fax support.
  21. Tel:(516)244-6927     Fax:(516)567-5563       BBS:(516)589-4984
  22.  
  23. To order a copy of the software, please fill out the order form found
  24. in the file ORDER.DOC.
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29. II.  INSTALLATION
  30.  
  31. The Invoice Store Jr requires any IBM PC compatable computer with a hard 
  32. disk drive.  Prior to installation, verify that the CONFIG.SYS file meets
  33. the following requirements:
  34.  
  35.         FILES=50
  36.         BUFFERS=40
  37.  
  38. Refer to your DOS manual if this procedure is unfamiliar to the user.
  39. Type RUN followed by the ENTER key to run the program.
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45. III.  EDITING DATA
  46.            
  47. Editing data is very simple.  When the mode of operation is in Editing
  48. Mode, the field to edit is highlighted.  The cursor will flash under the
  49. character that may be edited.
  50.  
  51. The following keys can be used while in editing mode:
  52.  
  53.    Left Arrow           Moves the cursor one character to the left
  54.    Right Arrow          Moves the cursor one character to the right
  55.    Up Arrow             Edits the previous field
  56.    Down Arrow           Edit the next field
  57.    Home                 Moves the cursor to the first character
  58.    End                  Moves the cursor to the last character
  59.    CTRL Home            Edits the first field
  60.    CTRL End             Edits the last field
  61.    CTRL Y               Deletes from the cursor to the end of field
  62.    CTRL U               Restores all data to original values
  63.    Ins                  Toggles insert mode to overstrike mode
  64.    Esc                  Aborts operation
  65.    Enter                Edits the next field   
  66.    
  67. When done editing all of the desired data, the user can press ENTER until
  68. the editing session is complete.
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76. IV.  THE MAIN MENU
  77.  
  78. From the main menu, the user can enter any of the four modules of The 
  79. Invoice Store Jr.  Each module has several sub catagories.  To enter the desired
  80. sub catagory, the user must press the associated character followed by the 
  81. ENTER key.
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87. V.  MAINTENANCE SYSTEM MODULE
  88.  
  89. The Maintenance System has the following sub catagories:
  90.  
  91.     Customer Database
  92.     Database Functions
  93.     Inventory Database
  94.     System Configuration
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100. V.1.  CUSTOMER DATABASE
  101.  
  102. Customer database is used to store all information about customers.  Each
  103. customer is identified by unique a customer number.  A customer can have 
  104. information changed from this module.  A maximum of 500 customers may be
  105. stored at any time.
  106.  
  107. The following information is entered into the customer database:
  108.  
  109.     COMPANY CODE    A unique code for the company
  110.     COMPANY NAME    The company name
  111.     FIRST NAME    The first name of the contact at the company
  112.     LAST NAME    The last name of the contact at the company
  113.     PHONE        The telephone number at the company
  114.     EXT        The telephone number extension at the company
  115.     FAX NUMBER    The fax number at the company
  116.     BALANCE        The balance of the company
  117.     TAX        The sales tax percentage that the company pays.
  118.     TAX SHIPPING    If the company pays tax on shipping costs
  119.     DISCOUNT    The discount percentage that the company receives
  120.     SHIPPING CO    The shipping information for the company
  121.     BILLING CO    The billing information for the company    
  122.  
  123.  
  124. ADDING A NEW CUSTOMER
  125.  
  126. To add a new customer, the user must press the ADD key.  The system will create
  127. a new customer number.  The user can change this number if desired. If the 
  128. user enters a customer number that already exists, the program will reject 
  129. the addition of the new customer when the user attempts to save the data.  
  130. The keys used for addition are the same as the editing keys.
  131.  
  132.  
  133. EDITING CURRENT CUSTOMER 
  134.  
  135. To edit the data of the current customer shown on the screen, the user
  136. must press the EDIT key.  Only the current customer shown can be edited.
  137.  
  138.  
  139. DELETE CURRENT CUSTOMER
  140.  
  141. To delete the current customer from the program, the user must press the
  142. DEL key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  143. place.  When a customer is deleted all invoices associated with that customer
  144. will also be deleted.  Once a customer is deleted, it cannot be restored.
  145.  
  146.  
  147. SEARCH FOR A CUSTOMER 
  148.  
  149. To search for a customer , the user must press the SEARCH key.  The user
  150. can search by Company Number, Company Name, or Customer Name.  The system
  151. will attempt to find a close match of the name entered.  If the customer
  152. entered is found then the customer will be displayed on the screen.
  153.  
  154.  
  155. VIEW ALL CUSTOMERS
  156.  
  157. To view all customers, the user must press the VIEW key.  The user will see
  158. a short description of all the current customers.  The user may scroll 
  159. through the customers on the screen by pressing the up arrow or down
  160. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  161. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  162. To select the desired customer, the user must highlight the desired customer
  163. and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this operation, the
  164. user must press the ESC key.  Once the desired customer has been selected,
  165. this will become the current customer displayed on the screen.  This feature
  166. is very useful when trying to select a customer very quickly.
  167.  
  168.  
  169. NOTES
  170.  
  171. To take notes on a customer, the user must press the NOTES key.  The user will
  172. see a screen that notes can be entered.  This is no limit to the number of 
  173. notes that can be taken.  To save the notes, the user must press the CTRL/W
  174. key and to abort the notes the user must press the <ESC> key.  
  175.  
  176.  
  177. PAGE THROUGH CUSTOMERS
  178.  
  179. To view customers one screen at a time, the user must press the Pg Dn key
  180. or the Pg Up key.
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186. V.2.  DATABASE FUNCTIONS
  187.  
  188. Database functions performs the following features:
  189.  
  190.  
  191.  
  192. V.2.1.  REBUILD ALL DATABASES
  193.  
  194. This feature should only be used after a hard disk crash or to compress
  195. the data files.  All of the database index files will be rebuilt.
  196. This feature may take some time.
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201. V.2.1  DELETE BATCH OF INVOICES
  202.  
  203. This feature should only be used if the user wishes to delete a batch of
  204. invoices that have not been printed.
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210. V.3  INVENTORY DATABASE 
  211.  
  212. Inventory database is used to store all information about inventory.  Each
  213. inventory item is identified by a unique stock number.  Inventory information
  214. can be changed from this module.  A maximum of 500 items may be stored at any
  215. time.  The following information is entered into the inventory:
  216.  
  217.     PROD CODE       A unique product code.
  218.     DESC            The product description
  219.     PRICE           The selling price of the product
  220.     WEIGHT          The weight of the item
  221.     TAXABLE         The item is taxable or non-taxable
  222.     UPDATED         The date when the last manual update has been made
  223.     AVAILABLE    The product is available or unavailable.
  224.     PRODUCT        The product can be a product or a non-product.
  225.     DETAIL          A four line description of detail information
  226.  
  227.  
  228. ADDING A NEW INVENTORY ITEM
  229.  
  230. To add a new inventory item, the user must press the ADD key. If the 
  231. user enters a product code that already exists, the program will reject the 
  232. addition of the new inventory item when the user attempts to save the data.  
  233. The keys used for addition are the same as the editing keys.
  234.  
  235.  
  236. EDITING CURRENT INVENTORY ITEM 
  237.  
  238. To edit the data of the current inventory item shown on the screen, the
  239. user must press the EDIT key.  Only the current inventory item shown can
  240. be edited.
  241.  
  242.  
  243. DELETE CURRENT INVENTORY ITEM
  244.  
  245. To delete the current inventory item from the program, the user must press 
  246. the DEL key.  The program will prompt the user if this deletion should take
  247. place.  Once an inventory item is deleted, it cannot be restored.
  248.  
  249.  
  250. SEARCH FOR AN INVENTORY ITEM
  251.  
  252. To search for an inventory item, the user must press the SEARCH key.  The user
  253. will be prompted to enter the product code or product description.  The program 
  254. will attempt to find the best match of an inventory item that fits the
  255. search.  If the search entered is found then the inventory item will be displayed
  256. on the screen.
  257.  
  258.  
  259. VIEW ALL INVENTORY
  260.  
  261. To view all inventory items, the user must press the VIEW key.  The user will
  262. see a short description of all the inventory items.  The user may scroll 
  263. through the inventory items on the screen by pressing the up arrow or down
  264. arrow keys.  To advance to the next screen the user must press the Pg Dn
  265. key.  To advance to the previous screen the user must press the Pg Up key.
  266. To select the desired inventory item, the user must highlight the desired
  267. inventory item and press the ENTER key.  If the user wishes to abort this
  268. operation, the user must press the ESC key.  Once the desired inventory item
  269. has been selected, this will become the inventory item displayed on the 
  270. screen.  This feature is very useful when trying to select an inventory
  271. item very quickly.
  272.  
  273.  
  274. PAGE THROUGH INVENTORY ITEMS
  275.  
  276. To view inventory items one screen at a time, the user must press the Pg Dn
  277. key or the Pg Up key.
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283. V.4  SYSTEM CONFIGURATION
  284.  
  285. System Configuration is used to enter and display information about the user
  286. of The Invoice Store Jr.  This screen should be the first one to enter information.
  287. The following information from this module will be entered:
  288.  
  289.     COMPANY        Your company name to be printed
  290.     ADDRESS        Your company address to be printed
  291.     PHONE        Your company phone to be printed
  292.     FAX        Your company fax number to be printed
  293.     LAST INVOICE    The last invoice number issued
  294.     LAST CUST    The last customer number issued
  295.     TAX        The default tax rate           
  296.     COUNTRY            United States & Canada taxes are supported
  297.     FORMS        The type of forms that you wish to use in the program
  298.     INVOICE MSGS    Default invoice messages
  299.             
  300. The user must enter this information from this module.  To edit the company
  301. information, the user must press the EDIT key.  
  302.  
  303. To select the form type, the user must press the FORM key.  There are three
  304. form types available.  They are GENERIC FORM, HP LASER-JET, and CUSTOM FORM.  
  305. The user can specify which type of form (INVOICE, PACKING SLIP, or STATEMENT).
  306. The user can also specify how many copies to print and which printer to use
  307. for each form.
  308.  
  309. The GENERIC FORM is used if the user wishes to print on a generic printer with
  310. plain paper.  Most of the users will use this type of form.
  311.  
  312. The HP LASER-JET is used if the user has a HP LASER-JET printer.  A special 
  313. laser printer invoice will be automatically generated when an invoice is
  314. printed.  If the user has a HP DESK-JET printer, the following sequence must
  315. be used:
  316.  
  317.     1. Since the HP DESK-JET has its limitations, these steps must be
  318.        followed.
  319.  
  320.     2. A file named INV.FRM is provided.  The user must send this file
  321.        to the printer.  This can be done by use of the DOS command PRINT.
  322.        The user may wish to print a number of copies of this file.  This
  323.        will be the pre-printed form be used with this printer.  When
  324.        ready to print invoices, the user must load this paper into the
  325.        printer.
  326.  
  327.     3. The user must select the CUSTOM FORM and leave all the default
  328.        values.
  329.  
  330. The CUSTOM FORM is used to work with pre-printed forms.  The user can edit
  331. any of the field coordinates to match the coordinates on the pre-printed
  332. form.  If the user wishes to omit any field, then the user must blank out
  333. the coordinate.  This can be done by use of the DEL key.
  334.  
  335.  
  336. Country can be selected by pressing the COUNTRY key.  Two countries are
  337. supported, United States and Canada.  United States mode supports state
  338. sales tax while Canada mode supports GST & PST taxes.
  339.  
  340. Invoice comments can be entered by pressing the INVOICE MSGS key.  To enable
  341. the comment, the user must enter the coordinates on where the comment should
  342. be placed on the invoice.  Entering a blank coordiate will disable the
  343. comment.
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348. VI.  INVOICING SYSTEM MODULE
  349.  
  350. The Invoicing System has the following sub catagories:
  351.  
  352.     Enter New Invoices
  353.     Print Batch
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358. VI.1  ENTER NEW INVOICES
  359.  
  360. This system is used to generate and recall invoices.  Prior to using this
  361. system, the user should have entered customers and inventory in the previous
  362. modules.
  363.  
  364.  
  365. ENTERING A NEW INVOICE
  366.  
  367. To enter a new invoice, the user must press the NEW INVOICE key.  The user will then
  368. be prompted for a customer code or name.  If the customer number is known, the user
  369. can enter the customer number followed by the ENTER key.  If the customer number
  370. is unknown, the user can press the ENTER key and a list of all customers
  371. will be displayed on the screen.  The user can then scroll through the
  372. customers until the correct one is found.  The view procedure was explained
  373. in detail in the customer and inventory modules.  The user can also press the
  374. F10 key to add a new customer.
  375.  
  376. Once the customer number has been entered correctly, the name and address
  377. of the customer will be displayed at the top of the screen.  The user is
  378. then prompted to enter the detail information of the invoice.  The user
  379. is then prompted to enter the stock number of the inventory item.  The
  380. Invoice Store Jr accepts two types of items (Inventory Items and Misc Items).
  381. An inventory item is an item that is found in the store's inventory.  A
  382. misc item is a non-inventory item and has no information associated with
  383. it.  If the user wishes to enter a misc item, then the user must enter
  384. MISC followed by the ENTER key.  If the user wishes to enter an inventory
  385. item, then the user must enter the stock number followed by the ENTER
  386. key or press the ENTER key to view all inventory items.  The view
  387. procedure was explained in detail in the customer and inventory modules.
  388.  
  389. Once the inventory item or misc item has been entered, the user is
  390. prompted for the quantity of items to be sold.  The default quantity
  391. is one.  The user may enter any amount that is being sold.  If the quantity
  392. is not available, the user is prompted if the inventory should be updated.
  393. If the user wishes to update the inventory, the number of items required to
  394. make the sales is automatically added to the inventory.
  395.  
  396. Once the quantity has been entered, the user is prompted for the price.
  397. The default price is based on the information supplied by the inventory
  398. module for the inventory item.  If a misc item is used, then the default
  399. price is zero.  The user may enter a new price or keep the current price
  400. followed by the ENTER key.
  401.  
  402. The program is now ready to accept a new stock number.  This procedure
  403. will continue until the user presses the ESC key.  Once all of the
  404. items have been entered, the program will calculate the current subtotal.
  405. The user is then prompted for the discount, tax, and shipping charges.
  406. The total will then be displayed.
  407.  
  408. Please Note:  The discount is applied to the subtotal.  If you have taxable
  409.           non-taxable items, the sales tax will not be automatically
  410.           calculated and you will have to calculate it manually.
  411.  
  412.  
  413. If the user wishes to edit the information, the user must press the
  414. EDIT key.  If the user wishes to save the invoice, the user must press
  415. the SAVE key.  If the user wishes to cancel the invoice, the user can
  416. press the ESC key.
  417.  
  418. If the user pressed the EDIT key, the user can add more products, edit
  419. the detailed information, edit the totals, edit a product, or delete
  420. a product.  The user must press the desired key.  When done editing,
  421. the user must press the ESC key.
  422.  
  423. If the user pressed the SAVE key, the user can change the invoice number
  424. of invoice date.  After entering these values, the invoice is saved.  If the
  425. terms of the invoice is PAYMENT NOW, the accounts receivable screen will
  426. automatically be displayed.  When done, the user can print the invoice,
  427. batch the invoice to be printed later, or just continue.
  428.  
  429.  
  430. RECALL AN OLD INVOICE
  431.  
  432. If the user wishes to recall an old invoice, then the user must press the
  433. RECALL INVOICE key.  The user will be prompted for the invoice number.  The user must
  434. enter the invoice number followed by the enter key.  If the invoice is
  435. found, then the invoice will be displayed on the screen.  The user would
  436. be able to edit the invoice, print the invoice, or void the invoice.
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442. VI.2  PRINT BATCHED 
  443.  
  444. This feature is used to print all batched invoices.  Batched invoices are
  445. invoices that were selected to print later when the invoice was generated.
  446. Invoices will remain in the batch until the batch is deleted.
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454. VII.  REPORTING SYSTEM MODULE
  455.  
  456. The Report System is used to generate different types of reports.  Reports
  457. can be generated to the screen or to the printer.  When the report is sent
  458. to the screen, some reports can be given detailed information by moving
  459. the highlight to the desired item and pressing the ENTER key.  The following
  460. reports are supported in the program:
  461.  
  462.     Aging Report
  463.     Summary Reports
  464.     Detail Reports
  465.     Listing Reports
  466.     Product List For Customer
  467.     Customer List For Product
  468.     Payment History
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474. VII.1  AGING REPORT
  475.  
  476. The aging report is used for generating a report for all customers that have
  477. outstanding balances that are still due.  The user may select the type of
  478. report to generate.
  479.  
  480. The user may also select if the report should show all outstanding invoices
  481. or current outstanding invoices.  Current outstanding invoices are invoices
  482. that currently owe money based on the invoice terms (Net 30, Net 60, etc.).
  483. All outstanding invoices are all the invoices that owe money, regardless of
  484. what the invoice terms are.
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490. VII.2  SUMMARY REPORTS
  491.  
  492. The following information will be generated on a summary report:
  493.  
  494.     Total Sales Collected           This item will show all money
  495.                     collected on invoices.
  496.  
  497.     Total Sales Tax Collected       This item will show all taxes
  498.                     collected on invoices.  
  499.  
  500.     Total Shipping Collected        This item will show all shipping
  501.                     charges collected.  
  502.  
  503.     Taxable Sales Collected         This item will show all money 
  504.                     collected on invoices that are not
  505.                     tax exempt.
  506.                     
  507.     Non-Taxable Sales Collected     This item will show all money 
  508.                     collected on invoices that are tax
  509.                     exempt.
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514. VII.3  DETAIL REPORTS
  515.  
  516. The following information will be generated on a detail report:
  517.  
  518.     Invoice Number
  519.     Customer Number
  520.     Invoice Date
  521.     Invoice Terms
  522.     Invoice Amount
  523.     Amount Paid On Invoice
  524.     Amount Due On Invoice
  525.     Amount of tax paid
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531. VII.4  LISTING REPORTS
  532.  
  533. The following listing reports can be generated:
  534.  
  535.     Customer Listing
  536.     Inventory Listing
  537.      Price List
  538.  
  539.  
  540.  
  541. VII.4.1  CUSTOMER LISTING
  542.  
  543. The customer listing report is used to generate all customers.  The following 
  544. information is generated from this report:
  545.  
  546.     Customer Number
  547.     Company Name
  548.     Company City
  549.     Company State
  550.     Company Zip Code
  551.     Company Phone Number
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556. VII.4.2  INVENTORY LISTING
  557.  
  558. The inventory listing report is used to generate all inventory.  The following 
  559. information is generated from this report:
  560.  
  561.     Product Number
  562.     Product Description
  563.     Selling Price
  564.     Updated Date
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570. VII.4.3  PRICE LIST
  571.  
  572. The price list can be printed to be given to your customers.  It only
  573. shows the product code, product description, and selling price.  Items 
  574. that are not currently available will not be printed.
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579. VII.5  PRODUCT LIST FOR CUSTOMER
  580.  
  581. This report is used to generate all products for a customer.  The user can 
  582. specify all customers or a single customer.  The following information
  583. will be generated:
  584.  
  585.     Customer Number
  586.     Invoice Number
  587.     Stock Number
  588.     Product Description
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594. VII.6  CUSTOMER LIST FOR PRODUCT
  595.  
  596. This report is used to generate all customers for a product.  The user can 
  597. specify all products or a single product.  The following information
  598. will be generated:
  599.  
  600.     Customer Number
  601.     Invoice Number
  602.     Stock Number
  603.     Product Description
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609. VII.7  PAYMENT HISTORY
  610.  
  611. This report is used to generate the payment history for a customer.  The user 
  612. can specify all customers or a single customer.  The following information
  613. will be generated:
  614.  
  615.     Customer Number
  616.     Invoice Number
  617.     Payment Date
  618.     Check Number
  619.     Amount Paid
  620.     Balance
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626. VIII.  ACCOUNTS RECEIVABLE MODULE
  627.  
  628. The Accounts Receivables System has the following sub catagories:
  629.  
  630.     Accounts Receivable
  631.     Voiding Payment
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637. VIII.1 ACCOUNTS RECEIVABLE 
  638.  
  639. The accounts receivable is used for entering payments from customers.  The
  640. user will be prompted for an invoice number.  If the user does not know the
  641. invoice number, the user may press the ENTER key for a list of unpaid
  642. invoices.  The following information can be entered:
  643.  
  644.     Type of Tendor
  645.     Tendor detail information
  646.     Amount Paid On Invoice
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652. VIII.2 VOIDING PAYMENT
  653.  
  654. The voiding of a payment is used for deleting payments from customers.  The
  655. user will be prompted for an invoice number.  If the user does not know the
  656. invoice number, the user may press the ENTER key for a list of unpaid
  657. invoices.  The user will then be able to select the correct payment to void
  658. by pressing the <PGDN> and <PGUP> keys.
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663. VIV APPENDIX
  664.  
  665. If you register The Invoice Store Jr, you can upgrade to The Invoice
  666. Store commercial product for $70 ($25 discount).  All of your
  667. data will also be upgraded.  The Invoice Store commercial product offers
  668. the following features:
  669.  
  670. * Will run on any network
  671. * Unlimited entries supported (No 500 limit)
  672. * Custom Report Writer to create your own custom reports
  673. * Complete Inventory Tracking with auto-reordering
  674. * Customer Credit Limits
  675. * Maintain a database of salesman and vendors
  676. * Automatically track salesmen commissions
  677. * Generate mailing labels and customize your own
  678. * Generate customer statements and packing slips
  679. * Custom shipping methods and payment terms
  680. * Choice of 3 menu systems with mouse support
  681. * Write letters to your customers and vendors with built-in word proc
  682. * Auto-Dialer using a modem
  683. * Online Help System
  684. * Appointment Scheduler
  685. * ToDo List Manager
  686. * Create custom search queries
  687. * Many more financial reports
  688. * Plus much much more!
  689.  
  690. For information or a free demo on The Invoice Store commercial product,
  691. please contact:
  692.  
  693.                   Software Store Products, Inc.
  694.                          PO Box 562
  695.               Oakdale, NY 11769
  696.  
  697.               Tel:(800)232-8561   (516)244-6927
  698.           Fax:(516)567-5563
  699.           BBS:(516)589-4984
  700.  
  701.  
  702.